कम्प्यूटरीकृत लेखांकन किसी व्यवसाय या संगठन की वित्तीय जानकारी एकत्र करने, रिकॉर्ड करने और बनाए रखने का नया युग है। 1980 के दशक में कंप्यूटर के आगमन के बाद इस प्रणाली ने लेखांकन की दुनिया में प्रवेश किया।
इसके आगमन के साथ, वित्तीय जानकारी की गणना और रखरखाव संगठनों और व्यवसायों के लिए एक बच्चों का खेल बन गया।
कोई आश्चर्य नहीं, यह अब अधिकांश कंपनियों और संगठनों में लेखांकन की प्रमुख प्रणाली है।
कंप्यूटर लेखांकन के घटक
एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में निम्नलिखित तीन घटक होते हैं:
- हार्डवेयर: यह उन हिस्सों को संदर्भित करता है जिन्हें महसूस किया जा सकता है या छुआ जा सकता है, जैसे मॉनीटर, प्रिंटर, डिस्क ड्राइव और वायर्ड नेटवर्क जो उन्हें जोड़ते हैं।
- सॉफ्टवेयर: यह निर्देशों और कार्यक्रमों का एक समूह है जिसके आधार पर कंप्यूटर प्रतिक्रिया करता है और संचालित होता है।
- ह्यूमनवेयर: यह हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर तक पहुँचने और चलाने वाले लोगों के एक चयनित समूह को संदर्भित करता है।
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन कैसे काम करता है?
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन लेखांकन कंप्यूटर प्रोग्राम या सॉफ़्टवेयर के एक सेट के उपयोग पर जोर देता है जो लेनदेन डेटा को ट्रैक, व्यवस्थित और प्रबंधित करता है और उपयोगकर्ता को लेखांकन डेटाबेस में संग्रहीत डेटा तक पहुंच प्राप्त करने में सक्षम बनाता है।
प्रत्येक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली की दो मूलभूत आवश्यकताएं होती हैं।
- लेखांकन ढांचा: इसमें खातों को बनाए रखने के लिए कोड, सिद्धांतों और समूह संरचना का एक सेट शामिल है।
- परिचालन प्रक्रिया: इसमें लेनदेन डेटा के प्रभावी प्रसंस्करण और भंडारण के लिए संगठन के ऑपरेटिंग वातावरण से जुड़े संचालन की एक अच्छी तरह से परिभाषित विधि शामिल है।
चूंकि कम्प्यूटरीकृत लेखांकन डेटाबेस-उन्मुख अनुप्रयोगों में से एक है, इसलिए किसी संगठन के वित्तीय रिकॉर्ड को बनाए रखने के लिए निम्नलिखित अतिरिक्त उपकरणों की आवश्यकता होती है।
- फ्रंट-एंड इंटरफ़ेस: यह एक इंटरेक्टिव लिंक है जो उपयोगकर्ता को बैक-एंड डेटाबेस के साथ संचार करने में सक्षम बनाता है। उदाहरण के लिए, लेखा प्रणाली डेटा प्रविष्टि ऑपरेटर की स्क्रीन पर दिखाई देने वाली खरीद रसीद के माध्यम से उत्पादों की खरीद से संबंधित लेनदेन से निपट सकती है। जब आवश्यक डेटा दर्ज किया जाता है, तो इसे बैक-एंड डेटाबेस में संग्रहीत किया जाता है।
- बैक-एंड डेटाबेस: यह वह जगह है जहां दर्ज डेटा संग्रहीत किया जाता है। यह उपयोगकर्ता के लिए अदृश्य रहता है और उनके द्वारा दर्ज किए गए आदेशों के अनुसार प्रतिक्रिया करता है लेकिन उपयोगकर्ता के उपयोग के दायरे में।
- डाटा प्रासेसिंग: यह एक दर्ज किए गए डेटा को निर्णय लेने के लिए उपयोगी जानकारी में बदलने के लिए की गई कार्रवाइयों की एक श्रृंखला है।
- रपट प्रणाली: यह वस्तुओं का एक समन्वित समूह है जो रिपोर्ट बनाता है।
कम्प्यूटरीकृत प्रणाली द्वारा अनुरक्षित लेनदेन डेटा का उपयोग निम्नलिखित उद्देश्यों के लिए किया जाता है।
- मासिक वित्तीय विवरण तैयार करना।
- टैक्स रिटर्न दाखिल करना।
- वार्षिक वित्तीय विवरण तैयार करना।
- संबंधित संगठन की लाभप्रदता, संचालन और दक्षता को सत्यापित करने के लिए अन्य वित्तीय जानकारी प्रस्तुत करना।
क्लाउड स्टोरेज और सिस्टम के आगमन के साथ, वित्तीय खातों का भंडारण और पुनर्प्राप्ति कहीं अधिक सरल हो गया है। वे दिन गए जब डेटा को फ़्लॉपी, सीडी-रोम और हार्ड डिस्क में संग्रहीत करने की आवश्यकता होती थी। क्लाउड में संग्रहीत अपने बैकअप को डाउनलोड करने के लिए संगठन अब कुछ ही क्लिक दूर हैं।
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के लाभ
आज, कम्प्यूटरीकृत लेखांकन बड़े संगठनों और बहुराष्ट्रीय निगमों में लेखांकन की प्रमुख पद्धति के रूप में उभरा है, और यह निश्चित रूप से बिना किसी कारण के नहीं है।
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के कुछ प्रमुख लाभ निम्नलिखित हैं:
- तेज़: लेखांकन, सामान्य तौर पर, एक थकाऊ काम है। हालांकि, लेखांकन सॉफ्टवेयर के आगमन के साथ, यह अब समय लेने वाली के रूप में विशेषता नहीं है।
- सटीक और विश्वसनीय: कम्प्यूटरीकृत लेखांकन में गणना त्रुटि की संभावना कम होती है क्योंकि मैनुअल लेखांकन के विपरीत, बाद के लेखांकन-संबंधित कार्यों के लिए डेटा के थोक को केवल एक बार दर्ज करने की आवश्यकता होती है।
- सुरक्षित: लेज़र और जर्नल जैसी भौतिक लेखांकन प्रतियों की तुलना में, लेन-देन से संबंधित जानकारी कंप्यूटर में सुरक्षित रहती है और उन्हें कभी भी और कहीं भी प्राप्त करने के फायदे हैं।
- मापनीय: मैनुअल अकाउंटिंग के विपरीत, कम्प्यूटरीकृत अकाउंटिंग बड़े पैमाने पर लेनदेन को संभाल सकता है। केवल एक चीज जो आवश्यक है वह है कुछ अतिरिक्त ऑपरेटर।
- मानकीकरण सक्षम करता है: कम्प्यूटरीकृत लेखांकन सटीक, स्वच्छ और समान डेटा उत्पन्न करता है। यह आवर्ती नौकरियों की अराजकता और एकरसता को रोकता है। ये सभी कारक लेखांकन प्रक्रिया के मानकीकरण में योगदान करते हैं।
- स्वचालन: कम्प्यूटरीकृत लेखांकन इतना लोकप्रिय होने का प्राथमिक कारण यह है कि इसमें एक उपयोगकर्ता-परिभाषित लेखांकन प्रारूप शामिल है जो कुछ ही क्लिक के साथ वित्तीय दस्तावेजों के स्वचालित निर्माण को सक्षम बनाता है।
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के नुकसान
इसके विभिन्न लाभों के बावजूद, कम्प्यूटरीकृत लेखांकन सीमाओं के अपने हिस्से के बिना नहीं है। हालाँकि, इस तरह की सीमाएँ मुख्य रूप से इस तरह के लेखांकन के परिचालन वातावरण से उत्पन्न होती हैं।
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के कुछ महत्वपूर्ण नुकसान निम्नलिखित हैं।
- उच्च लागत: कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के लिए परिष्कृत हार्डवेयर और लेखा सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, इसमें तकनीक-प्रेमी कर्मियों की आवश्यकता होती है। ये सभी कारक संबंधित संगठन के समग्र व्यय को काफी हद तक बढ़ाते हैं।
- कार्मिक विरोध: जब सब कुछ स्वचालित हो जाता है, तो संगठन अनावश्यक कर्मचारियों को दूर करना समझदारी समझते हैं। इस तरह की मानसिकता मौजूदा कर्मचारियों में भय और संकट पैदा करती है जो स्वचालन के ऐसे कदमों का विरोध करते हैं।
- प्रणाली की विफलता: सॉफ्टवेयर भ्रष्टाचार या हार्डवेयर विफलताओं के कारण सिस्टम क्रैश की संभावना कम्प्यूटरीकृत लेखांकन की सबसे प्रमुख सीमाओं में से एक है।
- सुरक्षा उल्लंघनों: आज की डिजिटल दुनिया में हैकर्स की कमी नहीं है। इसलिए, सुरक्षा का उल्लंघन और सूचना रिसाव को कम्प्यूटरीकृत लेखांकन की एक अनिवार्य सीमा माना जाता है।
- अनपेक्षित त्रुटियों की जाँच करने में असमर्थता: कंप्यूटर केवल उन्हीं गलतियों का अनुमान लगा सकते हैं और उनमें संशोधन कर सकते हैं जिन्हें उपयोगकर्ता के लेखांकन प्रारूप द्वारा परिभाषित किया गया है। यह यादृच्छिक गलतियों का पता नहीं लगा सकता है।