डिजिटल क्रांति के आगमन से पहले, अधिकांश व्यवसाय से संबंधित गतिविधियाँ, मुख्य रूप से वित्तीय लेखांकन, कलम, पेंसिल और कागज का उपयोग करके हाथ से किया जाता था।
आज भी, यह पारंपरिक पद्धति जिसे मैनुअल अकाउंटिंग कहा जाता है, व्यापारिक संस्थाओं और कंपनियों के बीच प्रचलित है।
इस तरह की लेखा प्रणाली में पुस्तकों और पत्रिकाओं के रूप में लेन-देन के रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है, जिसे बाद में मैन्युअल रूप से वित्तीय रिपोर्टों के एक सेट में बदल दिया जाता है।
यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि कम्प्यूटरीकृत लेखांकन और मैनुअल लेखांकन के पीछे के विचारों में कोई अंतर नहीं है। एकमात्र अंतर रिकॉर्डिंग और लेखांकन लेनदेन के लिए उपयोग किए जाने वाले माध्यम का है।
मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम का उपयोग कौन करता है?
किसी भी व्यवसाय या संगठन को अपनी वित्तीय जानकारी एकत्र करने, संग्रहीत करने और बनाए रखने के लिए एक कुशल लेखा प्रणाली की आवश्यकता होती है।
आज की डिजिटल दुनिया में, कंपनियों के पास या तो मैनुअल या कम्प्यूटरीकृत या दोनों प्रकार की लेखा प्रणालियों का उपयोग करने का विकल्प है।
हालाँकि, जब छोटी या नई कंपनियों की बात आती है, तो मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम को अधिक पसंद किया जाता है। इसकी वजह यह है:
- छोटी और नई कंपनियों के दिन-प्रतिदिन के लेन-देन इतने विशाल नहीं होते हैं।
- जटिल लेखा सॉफ्टवेयर की तुलना में मैनुअल लेखा प्रणाली का उपयोग करना कहीं अधिक आसान है।
मैनुअल अकाउंटिंग कैसे काम करता है?
मैनुअल अकाउंटिंग मुख्य रूप से व्यवसाय की वित्तीय जानकारी के न्यूनतम विवरण को रिकॉर्ड करने और बनाए रखने के लिए निम्नलिखित भौतिक उपकरणों के उपयोग पर जोर देता है।
पेपर पैड और किताबें
वित्तीय रिकॉर्ड रखने के प्रमुख तरीके के रूप में कंप्यूटर स्प्रेडशीट और सॉफ्टवेयर के अभाव में, लेखाकारों द्वारा पेपर पैड और पंक्तियों और स्तंभों वाली पुस्तकों का उपयोग किया जाता है।
आम तौर पर, चार या चार से अधिक मुद्रित कॉलम होते हैं, जिनमें से प्रत्येक को शीट के नीचे दो लगातार पंक्तियों से अलग किया जाता है।
पेपर के बाईं ओर पहला कॉलम तारीख लिखने के लिए नियत किया गया है। इसलिए, इस कॉलम के लिए छोड़ी गई जगह की मात्रा कम है।
इसके विपरीत, दूसरे कॉलम का उपयोग विवरणों को संक्षेप में करने के लिए किया जाता है। तदनुसार, लेखाकार इस कॉलम के लिए अधिक से अधिक स्थान प्रदान करता है।
लेन-देन की मात्रा और अन्य संबंधित विवरण जैसे बिक्री और इन्वेंट्री और इसी तरह के शेष कॉलम में नीचे दिए गए हैं।
पेपर पैड को अक्सर सफेद स्टॉक या हल्के हरे रंग में मुद्रित किया जाता है जिसमें प्रत्येक अंक को नोट करने के लिए एक कमरा होता है ताकि हस्तलेखन संबंधी कोई समस्या उत्पन्न न हो।
जर्नल्स और लेजर्स
इनका उपयोग कामकाज और अंतिम वित्तीय दस्तावेजों को कम करने के लिए किया जाता है।
विभिन्न प्रकार के लेन-देन के लिए अलग-अलग रिकॉर्ड रखने के लिए लेखाकार की मदद करके जर्नल और लेजर मैन्युअल लेखांकन प्रक्रिया को सहायता प्रदान करते हैं।
उदाहरण के लिए, नकद बिक्री के लेखांकन के लिए पत्रिकाओं का एक सेट सौंपा जा सकता है। इसके विपरीत, एक अन्य समूह पेरोल रिकॉर्ड कर सकता है।
एक बार इन अलग-अलग खातों के लेन-देन की गणना हो जाने के बाद, परिणामों को व्यावसायिक इकाई के सामान्य खाता बही में एक जर्नल प्रविष्टि में जोड़ दिया जाता है।
मैनुअल एकाउंटिंग के लाभ
हालांकि यह लेखांकन की एक पुरानी प्रणाली है, समकालीन दुनिया में इसकी प्रासंगिकता पूरी तरह से अनावश्यक नहीं है।
- सस्ता: यह कम्प्यूटरीकृत सिस्टम और सॉफ्टवेयर स्थापित करने की तुलना में काफी किफायती है।
- कर्मचारियों पर कम खर्च : चूंकि मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम को कंप्यूटर और सॉफ्टवेयर में विशेष ज्ञान वाले कर्मियों की आवश्यकता नहीं होती है, इसलिए कंपनियों को एकाउंटेंट पर कम खर्च करना पड़ता है।
- कम जटिल: सभी लोग कंप्यूटर या सॉफ्टवेयर के साथ सहज नहीं हैं। इसके बजाय, जब लेखांकन की बात आती है तो एक पेंसिल और कागज उन्हें और अधिक कुशल बनाते हैं।
- बिजली पर निर्भर नहीं: कम्प्यूटरीकृत के विपरीत लेखांकन, बिजली न होने पर भी मैनुअल लेखांकन किया जा सकता है।
- डेटा का कोई दोहराव या भ्रष्टाचार नहीं: कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के विपरीत, डेटा दोहराव या भ्रष्टाचार का कोई जोखिम नहीं है।
- संभावित त्रुटियों का पता लगाना: मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम में डबल-एंट्री अकाउंटिंग शामिल है जो दो अलग-अलग खातों में क्रेडिट और डेबिट दर्ज कर रहा है। यह विधि त्रुटियों का पता लगाने का एक स्वाभाविक तरीका प्रदान करती है क्योंकि दर्ज किए गए डेबिट और क्रेडिट की तुलना ट्रायल बैलेंस में की जाती है। ट्रायल बैलेंस के दौरान, यदि डेबिट क्रेडिट से मेल नहीं खाते पाए जाते हैं, तो एक त्रुटि का पता लगाया जाता है।
मैनुअल अकाउंटिंग के नुकसान
इसके विभिन्न लाभों के बावजूद, इस बात से इंकार नहीं किया जा सकता है कि हस्तचालित लेखांकन की कुछ महत्वपूर्ण सीमाएँ हैं।
- श्रम घनिष्ठ: मैनुअल एकाउंटिंग एक कठिन कार्य है और इसके लिए बहुत धैर्य, समय और उचित लेखांकन ज्ञान की आवश्यकता होती है। इसलिए, इस लेखांकन पद्धति के लिए वित्तीय लेखाकारों की भर्ती आवश्यक है।
- बहुत समय लगेगा: कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के विपरीत, मैनुअल लेखांकन एक धीमी और समय लेने वाली प्रक्रिया है।
- मानवीय भूल की संभावना : जब मैनुअल अकाउंटिंग की बात आती है तो डेटा प्रविष्टि में संभावित मानवीय त्रुटि की संभावना को खारिज नहीं किया जा सकता है।
- हार्ड कॉपी का नुकसान: आपदाएं आने से पहले चेतावनी नहीं देती हैं। लेज़र और जर्नल जैसे भौतिक दस्तावेज़ चोरी, हानि, आग, पानी और इस तरह के अन्य के लिए प्रवण हैं। डुप्लीकेट बनाना और स्टोर करना वास्तव में एक कठिन काम है।