कॉल फ़ॉरवर्डिंग एक ऐसी सुविधा है जो व्यवसायों के लिए बहुत उपयोगी हो सकती है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी कंपनी एक स्टार्टअप है, एक छोटा व्यवसाय है, या एक बड़ा उद्यम है, कॉल फ़ॉरवर्डिंग का उपयोग करके आपकी इनकमिंग कॉल को बेहतर बनाने और मिस्ड कॉल की संख्या को कम करने में मदद मिल सकती है । हालाँकि, कई कंपनियां यह नहीं जानती हैं कि कॉल फ़ॉरवर्डिंग भी मौजूद है, अकेले ही इसका लाभ कैसे उठाया जाए।
आज की पोस्ट में, हम आपको दिखाएंगे कि कॉल अग्रेषण क्या है , यह कैसे काम करता है, और यह आपके व्यवसाय के लिए क्या कर सकता है।
कॉल फ़ॉरवर्डिंग क्या है?
कॉल फ़ॉरवर्डिंग जो इनकमिंग कॉल को किसी भिन्न फ़ोन नंबर या सेवा पर रीडायरेक्ट करके काम करती है । कॉल फ़ॉरवर्डिंग का अर्थ है या इसे अक्सर “call transfer” कहा जाता है।
कॉल अग्रेषण विभिन्न फोन प्रणालियों की एक मानक विशेषता के रूप में विकसित हुआ है और आज, यह पहले की तुलना में अधिक उपयोगी और परिवर्तनशील है जब यह एक स्थानीय फोन कंपनी पर निर्भर था। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका व्यवसाय एक फोन लाइन के माध्यम से सभी फोन कॉल को संभालता है या यदि आपके पास एक समर्पित कॉल सेंटर है, तो कॉल अग्रेषण आपके सभी कॉलों को प्रबंधित करने के तरीके में काफी सुधार कर सकता है।
सभी तकनीकी लाभों के लिए धन्यवाद, वर्चुअल चयनात्मक कॉल फ़ॉरवर्डिंग होने से आप कॉल सेंटर वाली उन बड़ी कंपनियों की तरह ही कॉल रूट कर सकेंगे, भले ही आप एक ही स्मार्टफ़ोन पर अपने सभी व्यावसायिक फ़ोन कॉल प्रबंधित करते हों।
कॉल फ़ॉरवर्डिंग कैसे काम करता है?
मूल रूप से, कॉल अग्रेषण उतना ही सरल था जितना कि किसी कॉल को किसी अन्य फ़ोन नंबर पर पुनर्निर्देशित करना। यह स्वचालित रूप से एक नया नंबर डायल करके काम करता था। इन दिनों, उन्नत अग्रेषण सेटिंग्स और नियम हैं जो आपको संपूर्ण कॉल अग्रेषण अनुभव को अनुकूलित करने की अनुमति देते हैं —अंतिम उपयोगकर्ता के लिए अभिवादन संदेश से लेकर अग्रेषण एक्सटेंशन तक सब कुछ। दुनिया में कॉल अग्रेषण की उपयोगिता ने इसे आज उपलब्ध किसी भी वीओआईपी प्रणाली की सबसे लोकप्रिय विशेषताओं में से एक बना दिया है।
कॉल फ़ॉरवर्डिंग को सक्रिय करना उस विशिष्ट वीओआईपी व्यवसाय फ़ोन सिस्टम के आधार पर भिन्न होता है जिसके साथ आप जाने का निर्णय लेते हैं। अधिकांश वीओआईपी व्यापार फोन प्रदाताओं के पास कॉल अग्रेषण को सक्रिय करने का एक सीधा तरीका है । हमारे अनुभव के आधार पर, कॉल अग्रेषण आमतौर पर 10 मिनट या उससे भी कम समय में सेट किया जा सकता है, और अधिकांश समय यह सुविधा तुरंत उपलब्ध होती है।
हम लेख में बाद में कॉल फ़ॉरवर्डिंग कैसे करें, इस बारे में गहराई से जानेंगे , लेकिन अभी के लिए, आइए सामान्य रूप से समझाएँ कि कॉल फ़ॉरवर्डिंग कैसे काम करता है।
एक ग्राहक को आपके व्यवसाय का फोन नंबर डायल करना होगा और कॉल शुरू करनी होगी। इसे इनकमिंग कॉल कहते हैं। यदि आपने कॉल अग्रेषण चालू किया है, तो आपका फ़ोन सिस्टम उस अग्रेषित गंतव्य नंबर पर एक आउटगोइंग कॉल करेगा, जिस पर आपने शुरुआत में समझौता किया था। फिर आपका फ़ोन सिस्टम दो कॉलों को एक साथ जोड़ देता है, आपके व्यवसाय को कॉल करने वाले व्यक्ति को आपके द्वारा चुने गए फ़ॉरवर्डिंग नंबर से जोड़ता है।
कॉल फॉरवर्डिंग सेट करें
कॉल फ़ॉरवर्ड या कॉल डायवर्ट एक बहुत ही उपयोगी उपकरण है, चाहे आप अपनी छुट्टी के दौरान कॉल को वापस कार्यालय में डायवर्ट करना चाहते हों, कॉल को अपने लैंडलाइन पर डायवर्ट करना चाहते हों, यदि आपका घर पर कोई रिसेप्शन नहीं है, या हमारी जैसी टेलीफ़ोन आंसरिंग सेवा पर डायवर्ट करना चाहते हैं। नियमित आधार। कॉल फ़ॉरवर्डिंग आपको इस बात पर नियंत्रण देता है कि कॉल कब आपको परेशान करेगी, जबकि आपको अभी भी अपना फ़ोन ले जाने और कॉल करने के लिए इसका उपयोग करने की स्वतंत्रता देती है। एंड्रॉइड आपको कॉल फ़ॉरवर्डिंग के पर्याप्त विकल्प देता है जिससे आप अपने इनकमिंग कॉल को संभालने के तरीके में वास्तव में बदलाव ला सकते हैं।
एक बार जब आप जानते हैं कि कैसे एक एंड्रॉइड फोन से अपने कॉल को अग्रेषित करना मुश्किल नहीं है। इस ब्लॉग में हम आपको इसके बारे में चरण-दर-चरण बताएंगे!
- अपने फ़ोन पर ‘Phone app’ में जाएँ
- ओवरफ्लो आइकन पर टैप करें जो 3 लंबवत बिंदुओं के रूप में दिखाया गया है
- ‘Settings’ या ‘Call Settings‘ चुनें
- ‘Call Forwarding’ पर टैप करें
- अब आपके पास चुनने के लिए 4 विकल्प होंगे:
1) Always Forward: यह आपके द्वारा निर्दिष्ट नंबर पर आने वाली सभी कॉलों को अग्रेषित करेगा, आपका फोन नहीं बजेगा।
2) Forward when busy: जब आप पहले से ही कॉल पर हों तो कॉल अग्रेषित की जाती हैं।
3) Forward when unanswered: जब भी आप उनका उत्तर नहीं देते हैं तो कॉल अग्रेषित की जाती हैं।
4) Forward when your phone is off: यदि आपका फोन बंद है, आपके पास सिग्नल नहीं है या आपने अपने फोन को हवाई जहाज मोड में रखा है तो यह आपके कॉल को अग्रेषित करेगा।
‘Always forward‘ को छोड़कर उपरोक्त सभी विकल्प आमतौर पर सक्षम होते हैं और आपके वॉइसमेल पर डायवर्ट किए जाते हैं, हालाँकि आप इन विकल्पों के माध्यम से उन्हें वॉइसमेल के बजाय किसी भी नंबर पर डायवर्ट कर सकते हैं।
अग्रेषण संख्या निर्धारित करें। यहां आप उस नंबर को टाइप (या बदल सकते हैं) जिस पर आप अपनी कॉल्स को डायवर्ट करना चाहते हैं, अगर यह लैंड लाइन है तो एरिया कोड को न भूलें।
OK दबाएं – आपकी स्क्रीन के शीर्ष पर एक तीर के साथ एक छोटा फोन आइकन दिखाई देना चाहिए जो दर्शाता है कि कॉल अग्रेषण क्रिया सक्रिय है।
अपने कॉल डायवर्ट को रद्द करने के लिए जब आप अग्रेषण संख्या टाइप करते हैं तो बस चरण में ‘Disable’ का चयन करें।
यदि आपको कॉल डायवर्ट सेट करने में कोई समस्या है तो आपको अपने प्रदाता को कॉल करने की आवश्यकता हो सकती है।
कॉल अग्रेषण के लाभ
अब जब हमने आपको बता दिया है कि कॉल फ़ॉरवर्डिंग क्या है और कॉल फ़ॉरवर्डिंग का उपयोग कैसे करें , तो आइए इसके कुछ लाभों के बारे में जानें ।
1. कभी भी एक महत्वपूर्ण कॉल मिस न करें
मोबाइल फोन और वीओआईपी फोन सिस्टम मौजूद होने से पहले, कार्यालय में लैंडलाइन फोन ही आपकी एकमात्र पसंद थे यदि आप काम की कॉल का जवाब देना चाहते थे। यदि कोई सहकर्मी किसी निश्चित दिन कार्यालय में मौजूद नहीं था, तो उस व्यक्ति के लैंडलाइन फोन नंबर पर की गई कोई भी कॉल ध्वनि मेल पर भेजी जाएगी।
स्मार्टफोन और ब्रॉडबैंड इंटरनेट के विकास के लिए धन्यवाद, अग्रेषण कॉल जैसी उन्नत सुविधाओं के अस्तित्व ने सभी के लिए काम से संबंधित मामलों से जुड़े रहना संभव बना दिया है, भले ही वे अपने कार्यालय डेस्क पर न हों। इन कॉलों को अब एक मोबाइल फोन या यहां तक कि एक होम फोन पर भी अग्रेषित किया जा सकता है , जिसका अर्थ है कि कर्मचारी एक जरूरी कॉल छूटने की चिंता किए बिना स्वतंत्र रूप से कार्यालय छोड़ सकते हैं।
2. घर से काम करते समय जुड़े रहें
पिछले कुछ वर्षों में, हमने घर से काम करने वाले लोगों में वृद्धि देखी है और हम मानते हैं कि वीओआईपी फोन सिस्टम और उनकी उन्नत सुविधाओं जैसे कॉल फॉरवर्डिंग ने इसमें मदद की है। कॉल फ़ॉरवर्डिंग के लिए धन्यवाद, आपके कर्मचारी अपने घर से या कहीं और इंटरनेट कनेक्शन के साथ काम कर सकते हैं , और वैसे ही जुड़े रह सकते हैं जैसे वे कार्यालय में हों।
चूंकि अधिक से अधिक कर्मचारी भी काम के लिए यात्रा करते हैं, इसलिए अपने काम के फोन को अपने साथ ले जाने में सक्षम होना अधिक महत्वपूर्ण हो गया है। दूर से काम करते समय या विदेश से यात्रा करते समय, लोग अपने व्यावसायिक फ़ोन ऐप का उपयोग करके या कॉल फ़ॉरवर्डिंग सेट अप करके सीधे उनके कार्य कॉल का उत्तर दे सकते हैं । इस तरह, सभी इनकमिंग कार्य-संबंधी कॉल (या उनके कार्यालय में किए गए कॉल) उनके मोबाइल फोन पर अग्रेषित कर दिए जाते हैं ताकि उन्हें विदेश में रहते हुए डेटा का उपयोग न करना पड़े। कॉल फ़ॉरवर्डिंग के लिए धन्यवाद, आपकी टीम इंटरनेट कनेक्शन के बिना भी कनेक्टेड रह सकती है और महत्वपूर्ण फ़ोन कॉल का उत्तर दे सकती है।
साथ ही, रोमिंग की तुलना में कॉल फ़ॉरवर्डिंग बहुत अधिक किफायती है , जो किसी भी व्यवसाय के लिए एक बहुत बड़ा लाभ है। बेशक, सिर्फ इसलिए कि आप अपने निजी नंबर से काम के फोन कॉल का जवाब दे रहे हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि आपके ग्राहकों के पास आपका फोन नंबर होगा। कॉल फ़ॉरवर्डिंग का यह एक और बड़ा लाभ है, क्योंकि ग्राहक आपके व्यावसायिक फ़ोन को डायल कर सकते हैं, आपका वीओआईपी सिस्टम फिर उस कॉल को किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत नंबर पर अग्रेषित करता है, वे इसका उत्तर देते हैं, ग्राहक को यह जाने बिना कि कर्मचारी कार्यालय से बाहर है।
3. बेहतर ग्राहक सेवा
आपके ग्राहकों और आपकी बिक्री या समर्थन प्रतिनिधि के बीच बातचीत लाइव चैट, ईमेल और फोन कॉल जैसे विभिन्न टचप्वाइंट पर हो सकती है। एक फोन कॉल अधिक पसंदीदा ग्राहक संचार चैनलों में से एक है क्योंकि यह कॉल करने वालों की विभिन्न जरूरतों का ख्याल रखता है, प्रतिनिधि के साथ बातचीत के दौरान उनका अनुभव सबसे महत्वपूर्ण लोगों में से एक है।
कॉल अग्रेषण समग्र ग्राहक अनुभव को भी प्रभावित कर सकता है। किसी एजेंट को कॉल अग्रेषित करते समय, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होती है कि एजेंट के पास बिना किसी झटके के ग्राहक की मदद करने के लिए सभी सही जानकारी और ज्ञान है। साथ ही, फॉरवर्डेड कॉल उत्कृष्ट गुणवत्ता की होनी चाहिए, क्योंकि एक खराब या ड्रॉप कॉल ग्राहक को निराश कर सकती है जो कि कुछ ऐसा है जो आप निश्चित रूप से नहीं करना चाहते हैं।
कॉल अग्रेषण ग्राहक को एक ऐसे प्रतिनिधि से जोड़ने में मदद कर सकता है जिसके पास सभी आवश्यक जानकारी है। जब ग्राहक को किसी विशेषज्ञ की सहायता की आवश्यकता होती है, तो कॉल फ़ॉरवर्डिंग की उपयोगिता स्पष्ट हो जाती है। यदि आपके पास एक अंतरराष्ट्रीय ग्राहक पूल है, तो ग्राहक की भाषा बोलने वाले प्रतिनिधि को कॉल अग्रेषित करना आपके समर्थन से उस ग्राहक के अनुभव को सकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है।
4. काम के घंटों के बाहर फोन कॉल
कॉल अग्रेषण के साथ, आपको अनुत्तरित कॉलों के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि किसी ने आपके कार्यालय को व्यावसायिक घंटों के बाहर कॉल किया है। ऐसे वीओआईपी सिस्टम हैं जो आपको कॉल फ़ॉरवर्डिंग सेट करने की अनुमति देते हैं ताकि आपके व्यवसाय के संचालन के घंटों के बाद की गई सभी कॉलों को एक आंसरिंग मशीन पर फिर से रूट किया जा सके। आप कुछ घंटों के बाद अपने निजी फ़ोन नंबर पर कॉल भेजना बंद करने के लिए कॉल फ़ॉरवर्डिंग भी सेट कर सकते हैं , इस प्रक्रिया में किसी भी देर रात के कार्य कॉल को समाप्त कर सकते हैं।
इन दिनों, कॉल अग्रेषण एक उन्नत सुविधा है जो एक ऑटो अटेंडेंट, ऑन-होल्ड संगीत, ध्वनि मेल, या यहां तक कि एक ही समय में कई फ़ोन नंबरों पर कॉल अग्रेषित करने की क्षमता जोड़कर आपकी व्यावसायिक कॉल को प्रबंधित करने में आपकी सहायता कर सकती है।
5. सुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी पेशेवर दिखती है
भले ही कुछ लोग सोचते हैं कि कॉल फ़ॉरवर्डिंग का उपयोग करना गुप्त है, वास्तव में, आपके ग्राहक निश्चित रूप से सराहना करेंगे कि आप उनकी मदद करने के लिए ऊपर और परे जाते हैं, चाहे आप उस समय कहीं भी हों। कॉल फ़ॉरवर्डिंग आपको या आपके एजेंटों को अपना निजी नंबर देने से भी बचाता है , जो कुछ लोगों को अव्यवसायिक और असुविधाजनक दोनों लगेगा।
कॉल फ़ॉरवर्डिंग आपकी पेशेवर स्थिति को बनाए रखने में आपकी मदद करके उस समस्या को हल करता है, साथ ही आप अपने ग्राहकों से हर समय जुड़े रहते हैं, चाहे आप या वे कहीं भी हों, भले ही आप अपने निजी मोबाइल फोन पर उनकी कॉल उठा रहे हों।
कॉल फ़ॉरवर्डिंग के लिए धन्यवाद, आप आसानी से वैकल्पिक नंबरों की एक श्रृंखला सेट कर सकते हैं जिसका उपयोग आप कॉल को अग्रेषित करने के लिए करते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सभी इनबाउंड कॉल शामिल हैं। ग्राहक कॉल का जवाब नहीं देने से आप जल्दी से अपना व्यावसायिकता खो सकते हैं और यहां तक कि व्यवसाय का नुकसान भी हो सकता है। कॉल फ़ॉरवर्डिंग से आप अपने ग्राहकों को यह सुझाव देकर आसानी से अपनी व्यावसायिक उपस्थिति बनाए रख सकते हैं कि आप उनके लिए और उनकी सभी ज़रूरतों और समस्याओं के लिए हैं।
6. कॉल फ़ॉरवर्डिंग से पैसे बचाएं
आपकी कंपनी फ़ॉरवर्डिंग का उपयोग करके बहुत सारा पैसा बचा सकती है। उदाहरण के लिए, आप महंगे हार्डवेयर को बनाए रखने और स्थापित करने की आवश्यकता को समाप्त कर सकते हैं। कॉल फ़ॉरवर्डिंग आपको कई फ़ोन लाइनों को किराए पर देने की चल रही लागत को कम करने या पूरी तरह से हटाने में भी मदद कर सकता है – यह सब वस्तुतः एक वीओआईपी सिस्टम और कॉल फ़ॉरवर्डिंग के साथ किया जा सकता है।
एक अन्य तरीका कॉल फ़ॉरवर्डिंग आपको पैसे बचाने में मदद कर सकता है, स्टाफ ओवरहेड की लागत को कम करके, क्योंकि आपको फोन का जवाब देने, नोट्स लेने और कॉल को अग्रेषित करने के लिए किसी व्यक्ति को नियुक्त करने की आवश्यकता नहीं होगी, यह सब स्वचालित रूप से किया जा सकता है।