Google Workspace क्या है? Google Workspace का उपयोग कैसे करें

नमस्कार दोस्तों इस पोस्ट में हम बात करेंगे, Google Workspace क्या है? Google Workspace का उपयोग कैसे करें, आज के समय होस्टिंग प्रोवाइडर भी क्लाउड होस्टिंग में Google Workspace का फीचर प्रदान करते हैं, यदि आपने क्लाउड होस्टिंग खरीदा है और उसमें Google Workspace का ऑप्शन है तो आपके दिमाग में यह सवाल जरूर आया होगा Google Workspace क्या है, और इसका क्या काम है।

Google Workspace क्या है?

कार्य के लिए Google Workspace व्यवसायों के लिए Google द्वारा बनाए गए Web applications का एक सूट है, पहले इसका नाम G Suite लेकिन अब इसका नाम बदलकर Google Workspace कर दिया गया है। आपका Google Workspace Account आपको अपने पसंदीदा डोमेन पर Gmail तक पहुँच प्रदान करेगा और प्रति उपयोगकर्ता 30GB Google ड्राइव का भंडारण करेगा। G Suite के माध्यम से, आपके पास कई शक्तिशाली Google Applications, जेसे Docs, Calendar, Sheets, Slides, Forms, Sites, Hangouts, और Plus तक पहुंच भी होगी।

Google Workspace का उपयोग कैसे करें

खाता बनाना

Google वर्कस्पेस के साथ एक खाता बनाना आश्चर्यजनक रूप से सरल प्रक्रिया है, जिसमें कुछ त्वरित कदम शामिल हैं। आपको सबसे पहले आपके व्यवसाय के बारे में कुछ विवरण, कर्मचारियों की संख्या, देश – और कुछ संपर्क विवरण दर्ज करने के लिए कहा जाता है।

फिर आपको अपने खाते को एक डोमेन से जोड़ने के लिए कहा जाता है – आप एक का उपयोग कर सकते हैं जो आप पहले से ही हैं, या Google Workspace के माध्यम से एक नया खरीद सकते हैं।

अगला, आपसे वह ईमेल पता दर्ज करने के लिए कहा जाएगा जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं (पिछले चरण में आपके द्वारा नामित डोमेन के साथ) – उदाहरण के लिए, makehindime@yourbusiness.com – और एक पासवर्ड इनपुट करने के लिए।

अंत में, आपको बस उस योजना को चुनना होगा जिसे आप खरीदना चाहते हैं – एक महीने-महीने के अनुबंध के साथ एक लचीली योजना, या एक वार्षिक योजना जो आपको सालाना अनुबंध के लिए प्रतिबद्ध करेगी। (ध्यान दें कि Google Workspace पहले 14 दिनों के लिए निःशुल्क होगा – यदि आप Google कार्यक्षेत्र आपके लिए नहीं है, तो आप इस अवधि के दौरान बिना कोई भुगतान किए रद्द कर सकते हैं)।

हालाँकि, यदि आप मूल योजना के लिए साइन अप करना चाहते हैं तो एक कष्टप्रद बात यह है कि आपके पास इस स्तर पर केवल बिजनेस स्टैंडर्ड योजना पर हस्ताक्षर करने का विकल्प होगा । आपको थोड़ी देर बाद मूल योजना को डाउनग्रेड करना होगा।

इसके अलावा, आप देखेंगे कि वार्षिक योजना पर कोई वास्तविक छूट लागू नहीं है, जिससे आपको आश्चर्य होता है कि आप पहली बार में वार्षिक योजना क्यों चुनेंगे (विशेषकर जब आपको रद्द करने के लिए ‘क्लोजआउट’ शुल्क का भुगतान करना होगा) । छूट कर रहे हैं उपलब्ध है, लेकिन आमतौर पर केवल आपने Google प्रतिनिधि या पुनर्विक्रेता के माध्यम से साइन अप करने के बजाय ऑनलाइन है।

Google Workspac सेट करना

अगले चरणों में लोगों को अपने Google कार्यक्षेत्र खाते में जोड़ना शामिल है (यदि आपके पास टीम के सदस्य हैं जिन्हें आप आमंत्रित करना चाहते हैं), और अपने नए ईमेल को जोड़ने के लिए अपने डोमेन नाम की पुष्टि करें। नई टीम के सदस्यों को ईमेल के माध्यम से लॉगिन विवरण भेजा जाएगा, और आप इस अधिसूचना ईमेल को भी निजीकृत कर सकते हैं।

अपने डोमेन को सत्यापित करने के लिए, आप कई विकल्पों में से चुन सकते हैं:

  • TXT या CNAME के ​​माध्यम से एक डोमेन होस्ट रिकॉर्ड जोड़ना
  • एक डोमेन होस्ट MX रिकॉर्ड जोड़ना
  • अपनी वेबसाइट पर HTML फ़ाइल अपलोड करना
  • अपनी वेबसाइट पर मेटा टैग जोड़ना

एक बार पूरा हो जाने के बाद, आप अपने व्यवस्थापक कंसोल तक पहुंच सकेंगे, जहां आप अपने Google Workspace खाते के साथ ईमेल, उपयोगकर्ताओं, एप्लिकेशन, डिवाइस, रिपोर्ट और एकीकरण सहित सब कुछ प्रबंधित करेंगे। Google Workspace का सेटअप विज़ार्ड इस प्रक्रिया के माध्यम से आपका मार्गदर्शन करने में मदद कर सकता है।

Google workspace application

जैसा कि हमने उल्लेख किया है, Google Workspace की एक वास्तविक ताकत उत्पादकता और सहयोग उपकरण है जो इसे प्रदान करता है। यहां इसके मुख्य अनुप्रयोगों का त्वरित रन-वे है:

Google Workspace के बहुत ही मुख्य भाग में जीमेल है, जो कि हम में से अधिकांश शायद परिचित हैं, चाहे हमने इसे व्यक्तिगत या पेशेवर ईमेल के लिए उपयोग किया हो।

जबकि Google Workspace के जीमेल के संस्करण का इंटरफ़ेस जीमेल के समान है जो आप व्यक्तिगत ईमेल के लिए उपयोग करेंगे, इसमें वास्तव में कुछ संवर्धित विशेषताएं शामिल हैं। अपने डोमेन के साथ ईमेल पते का उपयोग करने में सक्षम होने के अलावा, इनमें शामिल हैं:

  • ऑफ़लाइन ईमेल पढ़ने और ड्राफ्ट करने में सक्षम होने के नाते
  • समूह ईमेल पते बनाने में सक्षम होना
  • रीड प्राप्तियों को सक्षम करना
  • उपयोगकर्ताओं को अन्य मेल क्लाइंट में जीमेल का उपयोग करने की अनुमति देना (जैसे आउटलुक)
  • उपयोगकर्ताओं को मेलबॉक्स पहुंच दूसरों को सौंपने की अनुमति है
  • S / MIME एन्क्रिप्शन सक्षम करना
  • और अधिक

हमें क्या पसंद आया: जीमेल परिचित लगता है और आमतौर पर इसका उपयोग करना आसान है। Gmail एप्लिकेशन के भीतर, आप वीडियो कॉल के लिए Hangouts Meet तक पहुंचने में सक्षम हैं, और सहकर्मियों के साथ चैट भी करते हैं – Google वर्कस्पेस के अनुप्रयोगों को कितनी मजबूती से एकीकृत किया जाता है, इसका एक बड़ा उदाहरण है। आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले बहुत सारे उपयोगी एक्सटेंशन भी हैं, जैसे कि स्ट्रीक, जो ईमेल ट्रैकिंग और मेल मर्ज और कई जीमेल खातों के प्रबंधन के लिए चेकर प्लस की अनुमति देता है।

क्या सुधार किया जा सकता है: एक कमी यह है कि, एक वेब-आधारित ऐप के रूप में, यह उन उपयोगकर्ताओं के लिए बहुत अलग लगता है जो आउटलुक जैसे सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के आदी हैं। कई बार यह थोड़ा सीमित महसूस कर सकता है (उदाहरण के लिए, जीमेल फ़ोल्डर्स के बजाय लेबल का उपयोग करता है, जो सभी के लिए सुविधाजनक नहीं हो सकता है)। मेरी राय में, यह एक डील-ब्रेकर नहीं है, हालांकि, और कार्यक्षमता-वार यह अभी भी आपको ज्यादातर चीजें करने देता है जो आपको अपने ईमेल के साथ करने की आवश्यकता होगी – खासकर जब आपके पास सही एक्सटेंशन सक्षम हैं।

Calendar

कैलेंडर एक और लोकप्रिय अनुप्रयोग है जिसे बहुत कम परिचय की आवश्यकता होती है। जीमेल की तरह, Google Workspace का कैलेंडर का संस्करण उस मुक्त संस्करण के समान है जिसे आप पहले से ही जानते होंगे। कैलेंडर को आसानी से टीम के सदस्यों के बीच साझा किया जा सकता है, और जीमेल और हैंगआउट जैसे अन्य Google Workspace अनुप्रयोगों के साथ एकीकृत किया जा सकता है।

हमें क्या पसंद आया: कैलेंडर को उपयोगकर्ताओं को आसानी से घटनाओं, बैठकों, कार्यों और अनुस्मारक को एक-दूसरे के साथ साझा करने की अनुमति देने के लिए डिज़ाइन किया गया है, और यहां तक ​​कि आपको मीटिंग रूम और उपकरण जैसे संसाधनों की उपलब्धता भी देखने की अनुमति देता है। यहां तक ​​कि एक उपयोगी ‘फाइंड ए टाइम’ सुविधा है जो आपको मुफ्त स्लॉट खोजने के लिए कई उपयोगकर्ताओं के कैलेंडर देखने देती है। यह आपको आउटलुक और iCal जैसे बाहरी कैलेंडर आयात करने देता है, और यहां तक ​​कि एक्सचेंज कैलेंडर के साथ सिंक करता है अगर आपको उनका उपयोग करने की आवश्यकता होती है।

क्या सुधार किया जा सकता है: कैलेंडर के साथ वास्तव में बहुत कम गलती है, जो अधिकांश भाग के लिए बहुत अच्छी तरह से काम करता है। मामूली मुद्दे यह होगा कि कई कैलेंडर से बाहर काम करना कभी-कभी भयावह हो सकता है और यह कि राष्ट्रीय ‘छुट्टियों’ कैलेंडर को डिफ़ॉल्ट रूप से जोड़ा जाता है कभी-कभी छुट्टियों को प्रदर्शित करता है जो अप्रासंगिक हैं (उदाहरण के लिए अन्य राज्यों या क्षेत्रों में छुट्टियां)।

Drive

Google Workspace Drive एक शक्तिशाली भंडारण उपकरण (और ड्रॉपबॉक्स विकल्प) है जो आपको क्लाउड में फ़ाइलों को संग्रहीत करने देता है, और आसानी से उन्हें वेब ब्राउज़र, आपके डेस्कटॉप (जैसे Google फ़ाइल स्ट्रीम), या मोबाइल उपकरणों के माध्यम से एक्सेस कर सकता है। यह लोकप्रिय है, भी – ड्राइव ने हाल ही में 1 बिलियन उपयोगकर्ता चिह्न मारा , जिससे यह Google के सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले उत्पादों में से एक बन गया।

हमें क्या पसंद आया: ड्राइव उपयोगकर्ताओं के लिए फ़ाइलों को एक्सेस करना और साझा करना वास्तव में आसान बनाता है, और यदि आप Google फ़ाइल स्ट्रीम का उपयोग कर रहे हैं, तो फ़ाइलों को एक्सेस करना सहज है – ऐसा लगता है जैसे आप अपने कंप्यूटर से सीधे फाइलें खोल रहे हैं। व्यवस्थापक साझाकरण सेटिंग को नियंत्रित कर सकते हैं (जैसे यह निर्दिष्ट करना कि उपयोगकर्ता संगठन के बाहर के लोगों के साथ फ़ाइलें साझा कर सकते हैं)। डॉक्स, शीट्स और स्लाइड्स के साथ बनाई गई फाइलें आपकी स्टोरेज सीमा की ओर नहीं जाती हैं, और Google कार्यक्षेत्र के एंटरप्राइज प्लान में आपको अनलिमिटेड स्टोरेज (उस पर अधिक) मिलता है।

क्या सुधार किया जा सकता है: अपने संगठन के भीतर साझा करना (या अन्य Google खातों के साथ) आसान है, गैर-Google ईमेल पते के साथ साझा करना एक दर्द हो सकता है क्योंकि इसके लिए उन्हें Google खाते के लिए साइन अप करना पड़ता है। यदि आप कई Google खातों (जैसे एक पेशेवर और एक व्यक्तिगत खाता) में लॉग इन करते हैं, तो यह थोड़ा गड़बड़ हो सकता है – जब भी आप वेब के माध्यम से ड्राइव तक पहुंचते हैं, तो यह हमेशा आपके द्वारा अंतिम रूप से उपयोग किए जाने के बजाय, डिफ़ॉल्ट खाते में प्रवेश करता है। एक्सेस करने के लिए ड्राइव।

डॉक्स, शीट्स और स्लाइड्स

ड्राइव के भीतर, आपको Google डॉक्स, शीट और स्लाइड तक भी पहुंच मिलती है – Google का माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट का जवाब। डॉक्स, शीट्स और स्लाइड्स माइक्रोसॉफ्ट के उत्पादों का एक सरलीकृत अभी तक कार्यात्मक संस्करण प्रदान करते हैं। वे Microsoft Office फ़ाइल स्वरूपों के साथ संगत हैं, और अधिकांश उपयोगकर्ताओं को सीधे उपयोग करने में सक्षम होने के लिए पर्याप्त परिचित हैं।

हमें क्या पसंद आया: ये उत्पादकता उपकरण तेजी से काम करते हैं, और वास्तविक समय में परिवर्तन किए जाते हैं – कोई बचत की आवश्यकता नहीं है। आप कई उपयोगकर्ताओं को एक ही समय में एक ही दस्तावेज़ पर सहयोग कर सकते हैं, बिना परस्पर विरोधी परिवर्तनों के बारे में चिंता किए बिना। टिप्पणी प्रणाली (विशेषकर डॉक्स के लिए) बहुत अच्छी तरह से काम करती है। साथ ही, संस्करण नियंत्रण बहुत अच्छा है – आप पुराने संस्करणों में वापस लौट सकते हैं (जो स्वचालित रूप से सहेजे जाते हैं) बहुत आसानी से।

क्या सुधार किया जा सकता है: जैसा कि वे सभी वेब-आधारित हैं, यह ध्यान देने योग्य है कि डॉक्स, शीट्स और स्लाइड्स वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट के डेस्कटॉप संस्करणों के समान शक्तिशाली नहीं हैं। यह उन सभी कार्यक्षमता की पेशकश नहीं करता है जो आप Microsoft के अनुप्रयोगों (जैसे लचीलेपन, उन्नत स्प्रेडशीट फ़ार्मुलों को स्वरूपित करना) में पाएंगे, इसलिए यदि आप इन सुविधाओं के साथ दस्तावेज़ बनाने की आवश्यकता नहीं करते हैं तो यह आदर्श नहीं हो सकता है।

Hangouts Meet और Chat

जबकि आप हैंगआउट से परिचित हो सकते हैं, Google के वीडियो कॉलिंग एप्लिकेशन, हैंगआउट मीट और चैट शायद कुछ कम परिचित हैं क्योंकि वे केवल कुछ साल पहले जारी किए गए थे। लेकिन यहां कोई बहुत बड़ा रहस्य नहीं है – हैंगआउट मीट Google कार्यक्षेत्र का वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग उपकरण है जो आपको पहले से वीडियो कॉल शेड्यूल करने देता है, और चैट Google कार्यक्षेत्र का व्यवसाय चैट टूल (स्लैक के समान) है।

हमें क्या पसंद आया: हम जीमेल के भीतर मीट एंड चैट के एकीकरण के बड़े प्रशंसक हैं, जो आपको एक अलग एप्लिकेशन का उपयोग किए बिना इन उपकरणों को सीधे अपने ईमेल से उपयोग करने देता है। जैसा कि आप चाहते हैं, दोनों उपकरणों के भीतर ड्राइव फ़ाइलों और दस्तावेजों को साझा करना सहज है। दोनों उपकरण बहुत शक्तिशाली हैं। चैट 28 भाषाओं तक का समर्थन करता है, और मीट में कैलेंडर, प्रस्तुति सुविधाओं और यहां तक ​​कि लाइव स्ट्रीम की क्षमता (एक विशेषता जो उत्तरोत्तर सभी उपयोगकर्ताओं को रोल आउट की जा रही है) के साथ एकीकरण है।

क्या सुधार किया जा सकता है: वर्तमान में, बैठकों को रिकॉर्ड करने और सहेजने की क्षमता केवल Google कार्यक्षेत्र की उच्चतम-स्तरीय योजना पर उपलब्ध है – यह उपयोगी सुविधा निम्न और मध्य-स्तर की योजनाओं पर भी प्रदान करना अच्छा होगा।

अतिरिक्त एप्लिकेशन

Google Workspace में शामिल अन्य अनुप्रयोग हैं:

  • Sites – आंतरिक या सार्वजनिक उपयोग के लिए (बहुत) सरल वेबसाइट बनाने के लिए (जैसे इंट्रानेट, प्रोजेक्ट हब, विकी)
  • Keep – Google का नोट लेने और सूची रखने वाला ऐप
  • App Creator – एक सहज, कम कोड वाला ऐप निर्माता जो टीमों को कस्टम ऐप बनाने की अनुमति देता है (बिजनेस स्टैंडर्ड, प्लस और एंटरप्राइज प्लान पर उपलब्ध)
  • Cloud Searchर् – एक शक्तिशाली खोज टूल जो आपको अपने सभी Google कार्यक्षेत्र गुणों (जीमेल, ड्राइव, साइट्स, ग्रुप, कैलेंडर, आदि) के माध्यम से एक साथ खोज करने देता है।

अन्य सुविधाओं

बेशक, Google कार्यक्षेत्र केवल उन ऐप्स से अधिक है जो यह प्रदान करता है – जिनमें से कई वास्तव में व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के लिए मुफ्त में उपलब्ध हैं। Google कार्यक्षेत्र का उपयोग करने का लाभ यह है कि, यदि आप टीमों का प्रबंधन कर रहे हैं, तो आपको उपयोगकर्ता सेटिंग, पहुंच, सुरक्षा, डेटा और बहुत कुछ नियंत्रित करने के लिए भी मिलता है। यहां Google कार्यस्थान के साथ उपलब्ध अतिरिक्त व्यवस्थापक और सुरक्षा सुविधाओं का त्वरित विवरण दिया गया है:

व्यवस्थापक कंसोल

हमने पहले ही इस पर संपर्क कर लिया है, लेकिन व्यवस्थापक कंसोल डैशबोर्ड आपके संगठन के Google स्पेसस्पेस सेटअप को प्रबंधित करने का एक शक्तिशाली अभी तक आसान तरीका है। उस समय को याद करें जब आपको अपने नए कर्मचारी के लिए एक ईमेल खाता बनाने के लिए अपने sysadmin से भीख माँगना पड़ा था? अब और नहीं। यहां, आप निम्न कार्य कर सकते हैं

  • उपयोगकर्ताओं को जोड़ें और प्रबंधित करें
  • सुरक्षा सेटिंग्स सक्षम और कॉन्फ़िगर करें (जैसे 2-चरणीय सत्यापन)
  • अलग-अलग उपयोगकर्ताओं के लिए ऐप्स सक्षम / अक्षम करें
  • उपयोग पैटर्न, साझाकरण और सहयोग पर रिपोर्ट और लॉग एक्सेस करें
  • उपयोगकर्ताओं, समूहों, सेटिंग्स और मदद के माध्यम से खोजने के लिए सार्वभौमिक खोज बार का उपयोग करें
  • उपकरणों का प्रबंधन करें
  • तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन के साथ एकीकरण प्रबंधित करें
  • नियंत्रण जहां विभिन्न डेटा संग्रहीत है

टिप: उपरोक्त सभी सुविधाओं और लाभों के अलावा, हमने Google Workspace Account होने का सबसे बड़ा लाभ यह है कि यह विश्वसनीयता स्थापित करने में आपकी सहायता कर सकता है। आप ऐसे ईमेल भेज पाएंगे, जो आपके डोमेन को आपके व्यवसाय से मेल खाते हों, जो आपके योग्य हैं – जेसे email@yourdomain.com।

Google Workspace के बारे में पूछे जाने वाले प्रश्न

मैं Google Workspace के साथ कितने डोमेन नाम का उपयोग कर सकता हूं ?

आप अपने खाते पर किसी एक डोमेन पर Google Workspace का उपयोग कर सकते हैं, चाहे वह Primary domain हो या Addon domain।

क्या cPanel से Google Workspace तक सभी ईमेल, संपर्क और फ़ाइल को स्थानांतरित करना संभव है ?

वर्तमान में, आप Google Workspace में संपर्क और फ़िल्टर import करने में सक्षम नहीं हैं। आप अपने ईमेल को जीमेल के माध्यम से import कर सकते हैं।

मैं अपने Google Workspace account में कैसे साइन इन करूं ?

अपने वेब ब्राउज़र में, http://google.com/a/your_domain पर जाएं। अपने वास्तविक डोमेन नाम के साथ your_domain को बदलना सुनिश्चित करें । फिर आप अपने Google Workspace उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड के साथ लॉगिन कर सकते हैं।

क्या मेरे पास Google के साथ कुछ ईमेल पते और होस्टिंग के साथ कुछ ईमेल पते होस्ट करने की क्षमता होगी?

फिलहाल, यह संभव नहीं है। जब आप इसे अपने डोमेन के लिए खरीदते हैं तो सभी MX रिकॉर्ड Google Workspace को इंगित किए जाएंगे। ईमेल और जीमेल खातों को एक ही डोमेन पर मिलाने की कोई क्षमता नहीं होगी।

क्या G Suite वर्तमान में उपयोग किए जाने वाले ईमेल क्लाइंट के साथ संगत है?

जब आप Gmail वेब इंटरफ़ेस से Google Workspace mai तक पहुंच सकते हैं, तो आप अपने पसंदीदा Desktop Client (Outlook, Mac Mail, Thunderbird, आदि) से भी भेज और प्राप्त कर सकते हैं। क्लाइंट के आधार पर, आप IMAP या POP Mail protocol का उपयोग कर सकते हैं।

यदि आप Microsoft Exchange या किसी अन्य Outlook सेवा से G Suite पर स्विच कर रहे हैं, तो आप Google workspace sink का उपयोग कर सकते हैं । यह एक प्लगइन है जो आपको अपने Google Workstation Mail, कैलेंडर और कांटेक्ट को प्रबंधित करने के लिए Outlook का उपयोग करने देता है।