इस पोस्ट में हम बात करेंगे, चालान स्वीकृति का क्या अर्थ है,यदि वास्तव में आप चालान स्वीकृति का मतलब और उदाहरण के बारे में जानना चाहते हैं, तो इस पोस्ट को लास्ट तक पढ़ते रहिए ।
परिभाषा: चालान अनुमोदन, जिसे चेक प्राधिकरण भी कहा जाता है, एक दस्तावेज है जो चालान का भुगतान करने से पहले आवश्यक चरणों और दस्तावेजों को सूचीबद्ध करता है। दूसरे शब्दों में, यह अनुमोदन प्रक्रिया है जिसे लेखा विभाग को माल की खरीद के लिए चेक काटने की अनुमति देने से पहले करना चाहिए।
चालान स्वीकृति का क्या अर्थ है?
व्यवसायों में आमतौर पर आंतरिक नियंत्रण की एक प्रणाली होती है जो उनकी नकदी को बिना अनुमोदन के संवितरित होने से बचाती है। इनवॉइस अनुमोदन दस्तावेज़ किसी कंपनी द्वारा भुगतान जारी करने से पहले आवश्यक वस्तुओं की एक चेकलिस्ट की तरह कार्य करता है। इस सूची में एक खरीद मांग, खरीद आदेश, रिपोर्ट प्राप्त करना, चालान मूल्य, तिथि, भुगतान शर्तें और अनुमोदन भुगतान कर्मचारी शामिल हैं। इनमें से प्रत्येक आइटम दिनांक और प्रारंभिक कॉलम के बगल में सूचीबद्ध है, इसलिए दस्तावेज़ प्राप्त करने वाला व्यक्ति हस्ताक्षर कर सकता है और तारीख लिख सकता है।
आइए एक उदाहरण देखें।
उदाहरण
चूंकि इनवॉइस अनुमोदन प्रक्रिया नकद सुरक्षित करने के लिए की जाती है और अस्वीकृत खरीद के लिए चेक जारी करने की अनुमति नहीं देती है, अनुमोदन दस्तावेज़ पर पहले कुछ चरणों में यह सत्यापित करना शामिल है कि खरीदारी का आदेश दिया गया था और प्राप्त किया गया था।
खरीद मांग और खरीद आदेश प्रपत्रों की तुलना यह सुनिश्चित करने के लिए की जाती है कि किसी विभाग द्वारा अनुरोधित आदेश वास्तव में क्रय विभाग द्वारा आदेशित किया गया था। प्राप्त रिपोर्ट की तुलना अनुरोध और खरीद आदेश के साथ की जाती है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि प्राप्तकर्ता विभाग द्वारा प्राप्त सामान वास्तव में ऑर्डर किए गए सामान थे।
यदि ये तीनों दस्तावेज़ सहमत हैं, तो इनवॉइस मूल्य, दिनांक और भुगतान शर्तों की तुलना पिछले तीन दस्तावेज़ों से की जाती है। इससे पता चलता है कि विक्रेता द्वारा बिल की गई राशि वही राशि है जो कंपनी द्वारा ऑर्डर की गई थी। सभी रूपों की समीक्षा और तुलना के बाद, लेखा विभाग विक्रेता को भुगतान को मंजूरी दे सकता है और कैशियर को विक्रेता को भुगतान चेक जारी करने के लिए अधिकृत कर सकता है।