प्रशासनिक सहायक और कार्यकारी सहायक के बीच अंतर

बड़े संगठन के पास संचालित करने के लिए बड़ी मात्रा में डेटा और कार्य हैं। यह प्रक्रिया जितनी आवश्यक है उतनी ही कठिन है क्योंकि यह संगठन के विकास को प्रभावित कर सकती है। इसलिए ऐसे कार्यों को करने के लिए कुशल लोगों की आवश्यकता होती है। प्रशासनिक सहायक और कार्यकारी सहायक हर संगठन में दो पद होते हैं जिन्हें अनुभवी लोगों से भरा जाना चाहिए।

प्रशासनिक सहायक और कार्यकारी सहायक के बीच अंतर

प्रशासनिक सहायक और कार्यकारी सहायक के बीच मुख्य अंतर यह है कि प्रशासनिक सहायक आमतौर पर कानूनी उद्योग से संबंधित होते हैं और अधिकारियों के बुनियादी कार्यों को अंजाम देते हैं। जबकि कार्यकारी सहायक व्यवसाय उद्योग से संबंधित हैं और संगठन के बुनियादी कार्यों में अपने पर्यवेक्षकों की सहायता करते हैं। दोनों प्रकार के सहायकों को काम पर रखने के लिए पर्याप्त अनुभव और ज्ञान की आवश्यकता होती है।

प्रशासनिक सहायक को एक ऐसे व्यक्ति के रूप में संदर्भित किया जाता है जो एक कार्यालय के भीतर काम करता है और उसके मूल कर्तव्यों में रिकॉर्ड रखना, नियुक्तियां करना, संबंधित और अन्य समान कार्य शामिल हैं। वह सूचना के वितरण और संबंधित अधिकारियों के डेटा के प्रबंधन में सहायता करता है। एक प्रशासनिक सहायक भी ग्राहकों या ग्राहकों को प्राप्त कर सकता है और उनसे बातचीत कर सकता है।

एक पेशेवर जो प्रशासनिक गतिविधियों के उच्च-स्तरीय कार्यों में एक निश्चित संगठन के अधिकारियों की सहायता करता है, उसे कार्यकारी सहायक के रूप में जाना जाता है। दूसरे शब्दों में, कार्यालय के वरिष्ठ प्रशासकों या अधिकारियों की सहायता के लिए एक कार्यकारी सहायक को काम पर रखा जाता है। एक कार्यकारी सहायक का कर्तव्य प्रशासनिक सहायक से थोड़ा अलग होता है।

प्रशासनिक सहायक और कार्यकारी सहायक के बीच तुलना तालिका

प्रशासनिक सहायक क्या है?

प्रशासनिक गतिविधियाँ जैसे सूचना प्रसारित करना, फाइलों का प्रबंधन करना, सहकर्मियों और वरिष्ठों की सहायता करना, ग्राहकों को प्राप्त करना, प्रशासनिक सहायकों द्वारा किया जाता है। एक प्रशासनिक सहायक से कई कौशल होने की उम्मीद की जाती है और उनमें से कुछ संचार, अनुकूलन क्षमता, कंप्यूटर साक्षरता, कार्य नैतिकता, टीम वर्क, संगठन, दूरदर्शिता, योजना, संसाधनशीलता आदि हैं।

चूंकि यदि कोई व्यक्ति स्वयं को प्रशासनिक सहायक का पद प्राप्त कर लेता है, तो उससे कई उद्योगों के साथ बातचीत करने की अपेक्षा की जाती है। यह देखा गया है कि प्रशासनिक सहायक जो कानूनी उद्योग से संबंधित है, दूसरों की तुलना में अधिक पेशेवर और कुशल है। एक प्रशासनिक सहायक भी शेड्यूल बनाता है और बोर्ड मीटिंग जैसे इवेंट प्लानिंग करता है।

इसके अलावा, वह रिकॉर्ड रखने और कार्यालय के व्यय की निगरानी के लिए उत्तरदायी है। स्प्रैडशीट बनाने के लिए प्रशासनिक सहायक जिम्मेदार है वास्तविक रिकॉर्ड रखें और कार्यालय के प्रमुख या प्रबंधक को रिपोर्ट करें। कार्यालय के सदस्य या कर्मचारी आधिकारिक दस्तावेज़ीकरण में सहायता प्राप्त करने के लिए हमेशा एक प्रशासनिक सहायक की तलाश कर सकते हैं।

चूंकि एक प्रशासनिक सहायक के पास बहुत सारे कौशल होने की आवश्यकता होती है, इसलिए उसे कभी-कभी कुछ आधिकारिक दस्तावेजों को संपादित करने, प्रूफरीड करने और टाइप करने की आवश्यकता होती है। कुछ प्रशासनिक सहायकों से व्यापक व्यावसायिक गतिविधियों को करने के लिए विशेष कौशल की अपेक्षा की जाती है।

यही मुख्य कारण है कि कानूनी प्रशासनिक सहायकों को दूसरों से श्रेष्ठ माना जाता है क्योंकि उन्हें कानूनी प्रक्रियाओं और शब्दावली की व्यापक समझ होती है।

कार्यकारी सहायक क्या है?

कार्यकारी सहायक आमतौर पर एक औद्योगिक क्षेत्र में कार्यरत होते हैं। उनकी सहायता करके वे कंपनी के सर्वोच्च बोर्ड से जुड़े होते हैं। आमतौर पर एक कार्यकारी सहायक होता है जो अपने बॉस की मदद करता है और उसके लिए कार्यक्रम बनाता है, बैठकों का समन्वय करता है, और ईमेल और संदेशों को संभालता है। कार्यकारी सहायक संगठन के शीर्ष अधिकारियों के लिए अपनी सेवाएं प्रदान करते हैं।

एक कार्यकारी सहायक के पास उचित शिक्षा होनी चाहिए क्योंकि उसे कई कार्यों में शामिल होना पड़ता है। विशेष जरूरतों के आधार पर उसके कर्तव्य समय-समय पर भिन्न हो सकते हैं और उसे उन्हें पूरा करना होता है। कार्यकारी सहायकों को संबंधित क्षेत्र में कम से कम स्नातक की डिग्री रखने का सुझाव दिया जाता है।

साथ ही, कार्यकारी सहायक का पद पाने के लिए कंप्यूटर प्रवीणता, सामान्य व्यवसाय प्रशासन, बोलने के प्रभाव, संचार कौशल में कुछ डिप्लोमा की सिफारिश की जाती है। जब कार्यकारी सहायक को काम पर रखने की बात आती है तो कुछ संगठन उच्च शिक्षा पर अनुभव पसंद करते हैं।

जबकि कुछ संगठन नए काम पर रखे गए कार्यकारी सहायक को विशेष कर्तव्यों का पालन करने में सक्षम होने के लिए प्रशिक्षण अवधि या परिवीक्षा प्रदान करते हैं। एक कार्यकारी सहायक वह होता है जो सीधे दूसरे पक्ष के साथ बातचीत करता है, चाहे उसका बॉस, कंपनी के उच्च अधिकारी, ग्राहक, आदि। एक कार्यकारी सहायक को डेस्क पर बैठने की आवश्यकता होती है, जबकि कुछ कार्यकारी सहायक के पास काम करने के लिए फोन या कंप्यूटर का सेटअप होता है। .

प्रशासनिक सहायक और कार्यकारी सहायक के बीच मुख्य अंतर

1. जब ज्ञान की बात आती है, तो प्रशासनिक सहायकों को अधिक बौद्धिक माना जाता है जबकि कार्यकारी सहायकों को आम तौर पर कुछ जरूरतों के लिए प्रशिक्षित किया जाता है।
2. प्रशासनिक सहायक, उनकी क्षमताओं के आधार पर, आमतौर पर कानूनी अधिकारियों के लिए काम करते हैं। दूसरी ओर, कार्यकारी सहायक व्यवसाय चलाने वाले संगठनों के लिए अपनी सेवाएं प्रदान करते हैं।
3. प्रशासनिक सहायक बनने के लिए लोगों को GED प्रमाणपत्र प्राप्त करने का सुझाव दिया जाता है जबकि कार्यकारी सहायक बनने के लिए लोगों के पास स्नातक की डिग्री होनी चाहिए।
4. प्रशासनिक सहायक ग्राहकों को प्राप्त करते हैं और कार्यस्थल के भीतर सूचना प्रसारित करते हैं जबकि कार्यकारी सहायक जानकारी एकत्र करते हैं और अपने पर्यवेक्षकों की सहायता करते हैं।
5. एक प्रशासनिक सहायक को लेखन में महान होना चाहिए और उसे बहुमुखी होना चाहिए। कार्यकारी सहायकों को मजबूत संचार कौशल की आवश्यकता होती है क्योंकि कभी-कभी वे अपने वरिष्ठ अधिकारियों का प्रतिनिधित्व करते हैं।

निष्कर्ष

पर्यवेक्षक और अन्य उच्च स्तर के प्रशासक हर एक कार्य को करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं फिर भी कई गतिविधियों को कार्यालय के एक सामान्य कर्मचारी द्वारा नहीं संभाला जाना चाहिए।

तो इन कुछ गतिविधियों और कार्यों को प्राप्त करने के लिए, प्रशासनिक सहायक और कार्यकारी सहायक जवाबदेह कंपनी के दो सदस्य हैं। वे अपने वरिष्ठों की सहायता करने के लिए पर्याप्त कुशल हैं और कंपनी से संबंधित प्रमुख कार्यों को संभालने में सक्षम हैं।

प्रशासनिक और कार्यकारी दोनों सहायक अपने पर्यवेक्षकों के लिए कई जरूरतों को पूरा करने के लिए बोल सकते हैं। उन्हें संगठन के व्यक्तिगत डेटा के बारे में व्यापक ज्ञान होता है और वे स्वयं बॉस की तरह ही महत्वपूर्ण होते हैं।