खरीद आदेश और चालान के बीच अंतर

एक व्यवसाय शुरू करना एक महत्वपूर्ण कदम है, लेकिन इसे सभी प्रक्रियाओं और गतिविधियों के साथ प्रबंधित और व्यवस्थित करने में बहुत समय और प्रयास लगता है। खरीदारी, शिपमेंट और डिलीवरी की रिकॉर्डिंग प्राथमिक चरण हैं जिनका लोगों के बीच व्यवसाय बनाते समय बारीकी से पालन किया जाना चाहिए। यहां एक खरीद आदेश और एक चालान के बीच का अंतर है, दो प्रमुख प्रक्रियाएं जो निगम को निगरानी और वर्गीकरण में सहायता करती हैं।

खरीद आदेश बनाम चालान

एक खरीद आदेश और एक चालान के बीच मुख्य अंतर यह है कि एक खरीद आदेश तब होता है जब कोई खरीदार एक विक्रेता को खरीद प्रक्रिया को विनियमित करने और उसका पता लगाने के लिए एक औपचारिक दस्तावेज वितरित करता है। दूसरी ओर, एक चालान तब होता है जब विक्रेता ऑर्डर पूरा होने के बाद ग्राहक को भुगतान के लिए औपचारिक अनुरोध प्रदान करता है।

जब कोई विक्रेता खरीद आदेश स्वीकार करता है, तो कानूनी रूप से बाध्यकारी अनुबंध बनता है। पहले, एक खरीद आदेश एक खरीदार द्वारा विक्रेता को निर्धारित खरीद प्रक्रिया को ट्रैक करने और नियंत्रित करने के लिए एक औपचारिक समझौता था। एक खरीद आदेश उन वस्तुओं और सेवाओं को निर्दिष्ट करता है जिन्हें ग्राहक खरीदना चाहता है, साथ ही सहमत दरों पर भी।

एक चालान एक सूची है जो बकाया राशि को निर्दिष्ट करती है और वितरित की गई वस्तुओं और सेवाओं का उल्लेख करती है। ऑर्डर पूरा होने के बाद यह विक्रेता द्वारा अपने खरीदार को भेजा जाने वाला एक औपचारिक शुल्क है। एक चालान में मुख्य रूप से भुगतान की तारीख और अनुसूची, कुल बकाया राशि, विक्रेता की जानकारी, उपलब्ध क्रेडिट और छूट शामिल हैं।

खरीद आदेश और चालान के बीच तुलना तालिका

खरीद आदेश क्या है?

एक खरीद आदेश एक विस्तृत ढांचा है जो उन सेवाओं और सामानों को निर्दिष्ट करता है जिन्हें खरीदार एक प्रदाता से खरीदना चाहता है। खरीदार खरीद आदेश को पूरा करता है और इसे विक्रेता को जमा करता है। एक उचित खरीद आदेश प्रपत्र व्याख्या के लिए कोई अवसर नहीं छोड़ता है क्योंकि यह पूरी तरह से निर्दिष्ट करता है कि दोनों पक्षों को भुगतान की शर्तों सहित, प्राप्त की जा रही वस्तुओं के बारे में क्या जानने की आवश्यकता है।

आगे समझने के लिए, एक XYZ कंपनी के कार्यालय व्यवस्थापक पर विचार करें, जो यह सुनिश्चित करता है कि उद्यम के पास हमेशा पर्याप्त कार्यालय आपूर्ति हो। व्यवस्थापक अपने पर्यवेक्षक को एक खरीद आदेश प्रस्तुत करता है, और यदि प्रबंधक स्वीकृत करता है, तो व्यवस्थापक अधिग्रहण प्रक्रिया शुरू करने के लिए कार्यालय आपूर्ति विक्रेता को पूरा दस्तावेज भेजता है, साथ ही XYZ संगठन के वित्त विभाग को इस खरीद के लिए अग्रिम रूप से खाता है।

खरीद आदेश प्रक्रिया को परिभाषित करने के लिए अधिग्रहण प्रक्रिया में लगे सभी पक्षों के लिए एक औपचारिक साधन हैं। चूंकि सभी के इरादे स्पष्ट हैं, खरीद आदेश किसी भी गलत संचार को दूर करने के लिए एक दिशानिर्देश के रूप में कार्य करता है। खरीद आदेश कंपनियों को अपने खर्च का रिकॉर्ड बनाए रखने की अनुमति देते हैं। खरीद आदेशों तक पहुंच होने से कंपनी के बजट को बढ़ावा मिलता है क्योंकि वित्तीय विभाग भविष्य की खरीद के लिए अग्रिम रूप से व्यवस्थित कर सकता है बजाय एक अप्रत्याशित चालान के वितरण से गार्ड को पकड़े जाने के।

चालान क्या है?

एक चालान एक लिखित समझौता है जो उत्पादों या सुविधाओं के बदले में भुगतान मांगता है। अकेले अभ्यास करने वालों के लिए, खरीदारी के साथ बातचीत पर्याप्त हो सकती है, क्योंकि बिलिंग के लिए पूर्ण खरीद प्रक्रिया आवश्यक नहीं हो सकती है। जब कोई आपूर्तिकर्ता चालान भेजता है, तो इसमें भुगतान अनुसूची और तिथि, कुल देय राशि, सामान या सेवा का नाम और कीमत, कोई छूट और विक्रेता का संपर्क विवरण शामिल होता है।

बेहतर ढंग से समझने के लिए, एक्सवाईजेड कंपनी को कार्यालय आपूर्ति विक्रेता को खरीद आदेश भेजने पर विचार करें (जैसा कि पिछले खंड में बताया गया है)। XYZ कंपनी का वित्त विभाग इनवॉइस प्राप्त करता है और इसे विशेष तिथि पर भुगतान करता है क्योंकि उनके पास पहले से ही खरीद ऑर्डर था और इनवॉइस के आगमन के लिए अग्रिम रूप से निर्धारित किया गया था। वे स्रोत खरीद आदेश के साथ चालान की पुष्टि करते हैं और, परिणामस्वरूप, लेन-देन को मंजूरी देने के लिए कोई बजटीय चिंता नहीं है।

ज्यादातर परिस्थितियों में, विक्रेता को तब तक भुगतान नहीं किया जाएगा जब तक कि पहले चालान नहीं भेजा जाता। पीओ भुगतान अनुरोध नहीं है; बल्कि, यह आपूर्तिकर्ता को सूचित करता है कि उनसे क्या आवश्यक है और, परिणामस्वरूप, चालान पर क्या दिखाई देगा।
चालान सटीक भुगतान के साथ-साथ भुगतान के कारण का विवरण देते हैं। व्यवसाय इस डेटा के उपयोग से व्यावसायिक रूप से खर्चों को ट्रैक और विश्लेषण कर सकते हैं। एक चालान अपने आप में एक कानूनी रूप से लागू करने योग्य अनुबंध नहीं है, लेकिन जब एक अनुबंध के अन्य प्रमुख पहलुओं के साथ जोड़ा जाता है, तो यह कानूनी रूप से लागू करने योग्य अनुबंध का हिस्सा बन सकता है।
ऑडिट की स्थिति में, इनवॉइस इस बात का सबूत है कि कंपनी ने क्या भुगतान किया है।

खरीद आदेश और चालान के बीच मुख्य अंतर

1. एक खरीद आदेश विक्रेता को ग्राहक के आदेश की पुष्टि है, जबकि एक चालान आपूर्तिकर्ता द्वारा खरीदार को भेजा गया भुगतान अनुस्मारक है।
2. खरीदार द्वारा ऑर्डर देने के बाद, खरीद ऑर्डर बनाया जाता है, जबकि ऑर्डर पूरा होने पर इनवॉइस बनाया जाता है।
3. एक खरीद आदेश सूची नियंत्रण को सरल करता है, जबकि चालान व्यय और कर गणना में सहायता करते हैं।
4. एक खरीद आदेश इन्वेंट्री को ओवरस्टॉक होने से रोकता है, लेकिन एक चालान ओवरपेमेंट और बार-बार भुगतान को रोकता है।
5. एक खरीद आदेश एक लेनदेन के मापदंडों का वर्णन करता है, जबकि एक चालान बिक्री की पुष्टि करता है।
6. खरीद ऑर्डर में ग्राहक की जरूरतें जैसे उत्पाद की विशेषताएं, मात्रा और कीमत, साथ ही साथ अन्य खरीद आवश्यकताएं शामिल हैं। जबकि एक चालान में बेचे गए उत्पादों, खरीद आदेश में अधिकृत मात्रा और दर, राजस्व, अधिकृत खरीद आदेश संख्या, और इसी तरह की जानकारी होती है।

निष्कर्ष

एक कंपनी की वृद्धि और सफलता कई तरह के कारकों से प्रभावित होती है जैसे कि ग्राहक बातचीत, सेवाएं, संगठन, खरीद, और इसी तरह। किसी भी कंपनी की खरीद प्रक्रिया में खरीद आदेश और चालान सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं। उनकी समानता और भिन्नता के साथ, इन दस्तावेजों की भूमिका को समझना महत्वपूर्ण है।

इस निरंतर बदलते और प्रतिस्पर्धी बाज़ार में, एक कंपनी को ध्यान केंद्रित और संतुलित रहते हुए सुचारू रूप से चलना चाहिए।

एक कुशल और संगठित खरीद प्रणाली जो डिजिटल खरीद आवश्यकताओं का उपयोग करती है और चालान प्रसंस्करण को स्वचालित करती है, फायदेमंद हो सकती है। कागजी कार्रवाई और गलत संचार को कम करते हुए, डिजिटल प्रारूपों का उपयोग करके खरीद आदेश और चालान को एक ही स्ट्रीम में जोड़ा जाता है।